Administrar é gerir, governar, alocar. Processo de tomar, realizar e alcançar ações que utilizam recursos para alcançar objetivos. É a forma como são administradas, que torna as organizações mais ou menos capazes de utilizar corretamente seus recursos para atingir objetivos corretos.
ações - recursos - objetivos
São cinco as funções administrativas:
Planejamento - compreende as ferramentas relacionadas com o futuro, como os objetivos que se deseja alcançar.
Organização - consiste em estruturar os recursos existentes de acordo com critérios pré-estabelecidos
Liderança (e outros processos de administração de pessoas) : Liderança é o processo de trabalhar com pessoas para possibilitar a realização de objetivos
.execução - é a etapa em que aquilo que foi planejado é realizado
.controle - são verificações que fazemos para saber se estamos no caminho certo, se estamos realizando, nos prazos e das maneiras necessárias, aquilo que planejamos.
Planejamento - Organização - Liderança - Execução - Controle
Quatro funções do administrador - planejamento, organização, direção e controle
O que é uma organização? Unidades socialmente construídas para atingir fins específicos. Agregados de seres humanos em mútua integração, destaca a organização como unidade sociológica comparável em importância ao indivíduo biológico. Todos os sistemas sociais, inclusive as organizações, consistem em atividades padronizadas de uma quantidade de indivíduos e essas atividades padronizadas são complementares ou interdependentes em relação a algum produto ou serviço comum, repetidas ou relativamente duradoras e ligadas em espaço e tempo. A organização é uma unidade social, coordenada conscientemente, composta de uma ou mais pessoas e que funciona numa base contínua para atingir objetivos.
Organização - objetivos - recursos - processos de transformação - divisão do trabalho
. objetivos - resultados que a organização esperava alcançar
.recursos - pessoas, instalações físicas, maquinário, capital, aquilo que a organização se dispõe para alcançar objetivos
.processos de transformação - são sequências de ações ou eventos que levam a um determinado fim, resultado e objetivo. Em uma organização, temos processo de trabalho, que são conjuntos de atividades inter-relacionadas, que transformam insumos ( entradas) em produtos (saídas), temos processos de produção, processo de gestão de pessoas.
.divisão do trabalho: para que se alcance objetivos uma organização necessita que sejam realizadas centenas de atividades diferentes, e uma das maneiras de racionalizar esta realização é por meio da especialização ou divisão do trabalho. Diferentes pessoas, áreas ou grupos da organização irão realizar diferentes tarefas.
Entende-se por organização, o conjunto de pessoas e recursos que se reúnem na busca de um ou mais objetivos comuns, cabendo a seus dirigentes encontrar métodos de trabalho que produzam mais com menos recursos, de modo a tornar a organização mais eficiente.
Governo/pública - prestar serviço ao cidadão
Empresas - obtenção de lucro
Organizações de terceiro setor - utilidade pública
Organização Formal - normas e regras, objetivos explícitos, organogramas, chefes institucionalmente determinados e processos definidos no papel. Pode ser pensada como os aspectos racionais e planejados de uma empresa.
Organização Informal - que derivam dos comportamentos humanos e que não estão formalmente descritos. Na organização, as pessoas irão se relacionar com outras e isso dará origem a uma série de padrões e eventos que não fazem parte do que está institucionalmente determinado.
O foco da organização informal é estudar justamente os elementos espontâneos do comportamento humano na organização mesmo quando irracionais ( uma briga) ou não planejados ( uma amizade).
Organização Formal - divisão do trabalho claramente definido, com pessoal especializado, normas e pronunciada hierarquia.
Organização Informal - elementos emocionais, não planejados e irracionais do comportamento na organização, agrupamento social, trabalhadores e importância da liderança e da comunicação.
Estrutura - Estratégia - Ambiente
Ambiente Organizacional - ambiente interno/ ambiente externo
. ambiente interno - variáveis são ditas controláveis, porque estão sob a governabilidade da organização ( pontos fortes/pontos fracos)
.ambiente externo - Loiola et ali - entendido como todo e qualquer elemento que está fora da organização e que tem potencial de afetá-la. Elementos não controláveis, a organização tem pouca ou nenhuma influência sobre eles.
Dicotomias que definem conceito de ambiente:
Geral - conceito amplo, inclui todos elementos do contexto social
Específico - elementos deste macro contexto social
Real - entidades, objetos e eventos que ocorrem fora da organização
Percebido - interpretação ou significado atribuído as objetos, entidades e eventos
Macro - fatores social, cultural, econômico, político, tecnológico - contexto maior
Competitivo - entidades concorrentes atuais e potenciais ( ameaças e vantagens)
Técnico - espaço,competição econômica onde ocorra troca de bens e serviços
Institucional - espaço de construção e difusão de regras e procedimentos
Geral X Específico Real X Percebido Macro X Competitivo Técnico X Institucional
Análise do ambiente externo - objetivo de identificar as principais ameaças e oportunidades fora da organização.
.oportunidades - variáveis externas e não controláveis que podem criar condições favoráveis
.ameaças - variáveis externas e não controláveis que podem criar condições desfavoráveis
Análise SWOT - Strengths ( Forças ), Weaknesses (Fraquezas), Opportunites (Oportunidades) e Threats (Ameaças)
Ambiente Externo - oportunidades e ameaças
Ambiente Interno - forças e fraquezas ( controláveis)
Estabilidade - refere a até que ponto os elementos do ambiente são dinâmicos ( estável e instável)
Complexidade - refere-se à quantidade de elementos relevantes para à organização no ambiente externo
Estrutura Organizacional - forma com que a organização organiza o trabalho e distribui institucionalmente a autoridade. Maneira pela qual as atividades da organização são divididas,organizadas e coordenadas, constitui a arquitetura ou formato organizacional que assegura a divisão e coordenação das atividades dos membros da organização.
.estrutura formal - aquela que é planejada e formalmente instituída
.organograma - representa graficamente diversos aspectos da estrutura formal
.estrutura informal -não é instituída (semelhante ao conceito de organização informal)
Níveis de Influência
Estratégico - considera a organização como um todo, em seus aspectos gerais e relações com o ambiente.
Tático - abrangência menor, considera a estrutura de uma área apenas
Operacional - mais específico, relacionado aos processos de trabalho e suas respectivas tarefas
História da Administração
Abordagem Clássica - Revolução Industrial, transformações na maneira que o ser humano organizava a economia, as relações do trabalho e consumo. Preocupação com o lucro empresarial, aplicação de técnicas que resultassem em redução em redução dos custos, aumento dos lucros e da produtividade.
Século XIX e início do século XX.
Frederick Taylor (EUA) - Escola de Administração Científica
Henry Fayol (Europa ) - Escola Clássica de Administração
Taylor e a Escola da Administração Científica
Frederick Taylor (1856-1915) nasceu nos Estados Unidos, defendeu o uso de técnicas científicas no ambiente das indústrias.
Tarefa - menor unidade possível das atividades que são executadas numa organização. Para alcançar a máxima eficiência seria imprescindível determinar quais tarefas devem ser executadas e de qual maneira.
Estudo de tempo e movimentos - conjunto de movimentos necessários para alcançar o resultado.
Padronização dos instrumentos de trabalho e melhoria das condições de produção. Eliminação de esforços inúteis e racionalização na utilização de recursos.
Remuneração justa dos trabalhadores. Treinamento para uniformizar a forma como os trabalhos são feitos. Definição de parâmetros para os supervisores fiscalizarem os trabalhos .
homo economicus - influência das recompensas
Henry Ford e o Fordismo
Henry Ford (1863-1947), empresário do ramo automobilístico. Aplicação dos princípios de racionalização da produção, acreditava na aplicação dos princípios da racionalização da produção, acreditava na aplicação dos princípios da racionalização da produção. A produção em massa e padronizada conseguiria transformar o sonho americano.
Redução dos custos e maior acessibilidade
Trabalho altamente especializado, realizando cada operário uma única tarefa, boa remuneração e jornada de trabalho menor para aumentar a produtividade dos operários.
Produção em massa/Produção em escala
Fayol e a Escola Clássica da Administração
Henry Fayol (1841-1925) é considerado o pai da Teoria Clássica da Administração. Engenheiro francês.
Empresa é dividida em seis funções gerais (função técnica, função comercial, função financeira, função de segurança, função de contabilidade e função administrativa).
Função administrador: previsão ( planejamento - visualizar o futuro e estabelecer o caminho a ser seguido), organização (montar uma estrutura humana e material para realizar o empreendimento), comando (liderar os trabalhadores em todos os níveis), coordenação (reunir, unificar e harmonizar toda a atividade e esforço), controle (verificar se as coisas estão ocorrendo de acordo com o planejado).
Quatorze Princípios Gerais da Administração - Divisão do Trabalho ( especialização de todos os trabalhadores), Autoridade (hierarquia estruturada), Disciplina (necessidade de estabelecer regras de conduta), Unidade de Comando, Unidade de Direção, Subordinação do Interesse Individual ao Interesse Geral, Remuneração, Centralização, Linha de Comando, Ordem, Equidade, Estabilidade dos Funcionários, Iniciativa e Espírito de Equipe.
Especialização/Divisão do Trabalho
Vertical - princípio de hierarquia
Horizontal - atividade realizada em cada área
Taylor - ênfase a tarefa ( específico para geral), supervisão funcional
Fayol - ênfase a estrutura (geral para o específico), unidade de comando
Abordagem Humanista
A partir da década de 30, surge nos Estados Unidos uma nova perspectiva que evolui com base nos estudos da psicologia organizacional. Foco nas pessoas e seus comportamentos.
Teoria das Relações Humanas (necessidade de humanizar e democratizar a organização, desenvolvimento das ciências humanas/psicologia, ideias da filosofia pragmática de Dewey e da psicologia dinâmica de Kur Lewin, e as conclusões das experiências de Hawthorne - influência de fatores psicológicos e sociais no produto final do trabalho)
Começou a considerar que a organização não era apenas uma organização formal, aspectos informais como crenças e relações sociais, eram fundamentais para o desempenho.
Abordagem Burocrática
burocracia - forma de racionalização
Sociólogo alemão, Max Weber (1864 -1920) que identificou três tipos de sociedade
Sociedade Tradicional - características patriarcais e patrimonialistas
Sociedade Carismática -características místicas, arbitrárias e personalísticas
Sociedade Legal - racional e burocrática, onde predominam normas impessoais e racionalidade na escolha dos meios e fins
Surge com o advento do Estado moderno, como forma de suprir características indesejadas de outros métodos ( como mistura entre público e privado, subjetividade, pessoalidade)
Principais características:
Formalidade -em uma burocracia há leis,normas e regulamentos, são padronizadas e formalizados os procedimentos
Caráter racional e divisão do trabalho - dividido por especialização e racionalmente
Impessoalidade - relações impessoais orientadas por normas e cargos ocupados
Meritocracia - mérito e capacidade técnica que norteiam a ocupação de cargos e ascensão profissional
Profissionalismo - profissionais que por meio do trabalho tiram sustento
Caracteriza pela organização formal que ignora a informalidade. No modelo burocrático ideal os procedimentos e normas explícitas orientam e determinam o comportamento de todos os membros (conceito de racionalidade).
No sentido weberiano, a racionalidade implica a adequação dos meios para os fins, isso significa eficiência. Uma organização é racional se os meios mais eficientes são escolhidos para implementação de metas.
Merton identificou como disfunções das burocracia. Internalização das regras e excessivo apego a normas e regulamentos, transformando de meios, a fins. Excesso de formalismo, com documentos e relatórios, resistência a mudanças, despersonalização das relações humanas, utilizações de categorias e procedimentos pré-definidos de resolução de problemas, excessivo apego aos procedimentos e processos, uso de sinais de autoridade para diferenciar chefes; dificuldade de lidar com o público externo.
Abordagem Sistêmica
Identificada com a obra do biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy (1901 -1972). Estudo de fenômenos biológicos, sociais e psicológicos de maneira abrangente e integrada, criando a Teoria Geral de Sistemas.
Sistema - conjunto de elementos interdependentes e inter-relacionados, tomados enquanto um todo. Conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam função específica.
.sistemas abertos - relacionam com o meio ambiente
.sistemas fechados- herméticos, não se relacionam
Cada sistema é composto por diversos subsistemas, subconjuntos. E podem ser agrupados, de forma a produzir um sistema maior; em que sua abrangência, depende dos olhos do observador, não existe limite físico, previamente dado, de um sistema.
Entradas ( inputs) - elementos que compõem o sistema, que advêm do ambiente externo (matéria- prima, trabalhadores contratados e tecnologia adquirida)
Saídas(outputs) - resultado do sistema, na realidade organizacional, os outputs são produtos e serviços, poluição, lucro para acionistas.
Processo (Processamento) - sequências de ações que levam a determinados fins ou objetivos. Atividades inter-relacionadas que transformam inputs em outputs.
Objetivo - a razão de ser, propósito para o qual o sistema foi criado
Feedback (retorno ou retroalimentação) - parte do controle de sistema, consiste no retorno, saída, modifica o sistema, pode ser uma informação que volta a organização de forma organizada.
Homeostasia - equilíbrio entre a organização e o ambiente, alcançado quando apesar das mudanças do ambiente ou da organização, os mesmos resultados são atingidos, grau de progresso dentro dos limites definidos como toleráveis.
Entropia - tendência à desorganização, organizações necessitam lutar contra a entropia, adquirindo energia no ambiente externo para se manterem organizadas e funcionando.
Sistema Técnico - formado por recursos e componentes físicos e abstratos, que até certo ponto independem das pessoas, objetivos, divisão de trabalho, tecnologia, instalações, duração das tarefas, procedimentos.
Sistema social - formado por todas manifestações do comportamento dos indivíduos e dos grupos: relações sociais, grupos informais, cultura, clima, atitudes e motivação.
Sinergia - indica que o todo é maior que a simples soma das partes. Um sistema ou conjunto de recursos tem sinergia quando o resultado da interação das partes é maior que a simples soma das partes. É a interação que produz o efeito, que faz surgir o sistema.
Abordagem Contingencial
Contingência é algo que pode acontecer ou não, dependendo das circunstâncias.
A abordagem contingencial herda vários dos conceitos da teoria dos sistemas (organização vista como sistemas abertos, com entradas e saídas, em relação ao ambiente externo). A grande diferença entre ambas está no deslocamento do foco: na teoria da contingência, o foco é no ambiente externo, que é visto como gerador das atuais características da organização.
Tudo é relativo, dinâmico e mutável
O conceito de ambiente é central, para alcançarem sucesso, as organizações precisam conhecer o ambiente de que fazem parte, de poderem se adaptar a cada evento externo.
Tom Burns e G.M.Stalker, dois sociólogos ingleses, propuseram dois tipos de relação entre a organização administrativa da empresa e a relação com o ambiente. Organizações mecânicas (mecanísticas) e as organizações orgânicas.
. organização mecânicas - forte especialização, estrutura burocrática, divisão do trabalho, centralização, hierarquia rígida, ênfase no controle, em normas e regulamentos formalmente definidos, ênfase nos princípios da abordagem clássica ( ambientes estáveis).
.organizações orgânicas - estruturas flexíveis, pouca divisão do trabalho, cargos fluidos e constantemente modificados, descentralização, hierarquia flexível, ênfase na interação horizontal, autoridade baseada no conhecimento (ambientes dinâmicos).
Impacto da tecnologia como variável ambiental e organizacional, a tecnologia irá influenciar a estrutura organizacional, comunicação, busca de eficiência.
. homem econômico - abordagem clássica
. homem social - abordagem social
. homem funcional - abordagem sistêmica
. homem complexo - abordagem contingencial
Homem Complexo ( Chiavenato) - ser transacional, não apenas um receptor passivo, reage a estímulos e insumos do ambiente, ser humano um é sistema aberto.
Comportamento dirigido a objetivos ( o ser humano é influenciado por valores, motivos e percepções, variáveis que dirigem seu comportamento). Sistemas individuais não são estáticos (desenvolvem de maneira contínua e progressiva ao longo da vida do indivíduo). A maneira com que ele irá reagir a cada situação dependerá da identidade e individualidade do indivíduo e de elementos específicos de cada contexto/ambiente em que as ações se desenvolvem.
As organizações na teoria da contingência passaram a aplicar os princípios e modelos da teoria do caos, da forma a tentar prever o que antes parecia imprevisível.
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